Hướng dẫn hạch toán phải thu khách hàng – Tài khoản 131

Phải thu khách hàng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, liên quan trực tiếp đến dòng tiền và công nợ. Việc thực hiện hạch toán phải thu khách hàng đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình thanh toán của khách, quản lý công nợ hiệu quả và hạn chế rủi ro tài chính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn áp dụng chính xác trong công tác kế toán.

1. Phải thu khách hàng là gì?

Phải thu khách hàng là khoản tiền mà doanh nghiệp đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thu được tiền ngay từ khách hàng. Trong kế toán, hạch toán phải thu khách hàng được thực hiện để ghi nhận các khoản công nợ này vào sổ sách kế toán, phản ánh đúng giá trị tài sản hiện có. Các khoản phải thu thường xuyên phát sinh ở doanh nghiệp thương mại, sản xuất, đặc biệt trong các giao dịch bán hàng có điều khoản thanh toán chậm.

2. Khi nào phát sinh phải thu khách hàng?

Phải thu khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng khách hàng chưa thanh toán. Lúc này, kế toán cần tiến hành hạch toán phải thu khách hàng bằng cách ghi nhận khoản công nợ vào tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng. Việc xác định đúng thời điểm ghi nhận giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ chính xác, tránh bỏ sót các khoản thu và hỗ trợ tốt cho công tác đòi nợ khi đến hạn.

3. Quy trình hạch toán phải thu khách hàng

Quy trình hạch toán phải thu khách hàng bao gồm ba bước chính: (1) Ghi nhận doanh thu khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, (2) Ghi nhận công nợ phải thu vào tài khoản 131, (3) Ghi nhận khoản tiền khi khách hàng thanh toán. Ví dụ: Khi bán hàng chưa thu tiền, ghi Nợ TK 131, Có TK 511, Có TK 3331 (thuế GTGT). Khi khách hàng thanh toán, ghi Nợ TK 111/112, Có TK 131. Quy trình này giúp quản lý công nợ khách hàng minh bạch và kịp thời.

4. Các sai sót cần tránh khi hạch toán

Một số doanh nghiệp thường gặp sai sót trong hạch toán phải thu khách hàng như: ghi nhận nhầm thời điểm doanh thu, không đối chiếu công nợ định kỳ hoặc ghi nhận trùng lặp hóa đơn. Những sai sót này có thể dẫn đến chênh lệch số liệu, ảnh hưởng đến độ tin cậy của báo cáo tài chính và gây khó khăn trong thu hồi công nợ. Vì vậy, cần thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ và thường xuyên đối chiếu với khách hàng để đảm bảo tính chính xác.

5. Kết luận

Khi thực hiện hạch toán phải thu khách hàng, kế toán cần lưu ý: chỉ ghi nhận doanh thu khi đã chuyển giao quyền sở hữu và rủi ro cho khách hàng; đảm bảo có đầy đủ chứng từ như hợp đồng, biên bản giao hàng, hóa đơn; phân loại khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn hợp lý. Ngoài ra, việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi với những khoản nợ quá hạn cũng là một phần quan trọng trong công tác kế toán nhằm đảm bảo tính minh bạch và an toàn tài chính cho doanh nghiệp.

Dịch vụ kế toán thuế - AZTAX

SĐT: 0932 383 089

Địa chỉ: 135 Đường 12 KDC City Land Park Hills, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP. HCM

MAP: https://www.google.com/maps?cid=13748713005309877949

#Dịch_vụ_ke_toan_thue#AZTAX