Hướng dẫn cách định khoản kế toán mới nhất năm 2025

Với người làm kế toán, việc nắm vững cách định khoản kế toán là kỹ năng cốt lõi không thể thiếu trong quá trình xử lý chứng từ, ghi sổ và lập báo cáo tài chính. Nếu định khoản sai, toàn bộ hệ thống sổ sách và số liệu tài chính có thể bị lệch, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Vậy cách định khoản kế toán chính xác là gì, có những nguyên tắc nào cần nhớ và làm sao để thực hiện định khoản đúng từ đầu? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết, rõ ràng để bạn áp dụng ngay.

1. Định nghĩa cách định khoản kế toán

Cách định khoản kế toán là quá trình xác định tài khoản ghi Nợ và Có dựa trên nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhằm phản ánh đúng bản chất và luồng vận động của tài sản, nguồn vốn trong doanh nghiệp. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi thực hiện ghi sổ kế toán. Nếu không nắm đúng cách định khoản kế toán, bạn có thể ghi sai tài khoản, sai bản chất giao dịch và ảnh hưởng toàn bộ báo cáo tài chính. Chính vì thế, định khoản đúng là nền tảng để làm kế toán chính xác và chuyên nghiệp.

2. Nguyên tắc định khoản kế toán

Để thực hiện đúng cách định khoản kế toán, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc cơ bản: (1) Xác định nghiệp vụ phát sinh thuộc loại tài khoản nào, (2) Ghi nhận đúng tài khoản Nợ và Có, (3) Ghi đúng số tiền, thời điểm và (4) Bám sát chuẩn mực kế toán. Việc tuân thủ nguyên tắc không chỉ đảm bảo tính chính xác mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian khi kiểm tra và tổng hợp số liệu cuối kỳ. Không nắm được nguyên tắc này, dù nghiệp vụ đơn giản vẫn dễ định khoản sai và gây rối loạn toàn bộ hệ thống kế toán.

3. Phân loại tài khoản kế toán

Muốn thực hiện đúng cách định khoản kế toán, bạn cần hiểu rõ 5 loại tài khoản kế toán chủ yếu: (1) Tài sản, (2) Nguồn vốn, (3) Doanh thu, (4) Chi phí, (5) Lợi nhuận. Mỗi loại tài khoản có nguyên tắc tăng – giảm và quan hệ Nợ – Có riêng. Ví dụ: tài sản tăng ghi Nợ, giảm ghi Có; doanh thu thì ngược lại. Nếu bạn xác định sai loại tài khoản, toàn bộ định khoản sẽ sai theo. Vì vậy, đây là bước đầu tiên bạn cần học kỹ khi bắt đầu làm kế toán thực hành.

4. Các bước định khoản kế toán

Để thực hiện chính xác cách định khoản kế toán, bạn có thể áp dụng theo 4 bước sau:

1. Đọc hiểu nội dung nghiệp vụ phát sinh (từ chứng từ)

2. Xác định tài khoản liên quan

3. Xác định chiều hướng tăng – giảm của tài khoản

4. Ghi bút toán Nợ – Có kèm theo số tiền.Việc tuân thủ tuần tự các bước trên giúp bạn định khoản đúng và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi rà soát sổ sách. Dù là người mới hay đã làm lâu, việc ghi nhớ quy trình định khoản là thói quen không thể thiếu.

   
   

5. Ví dụ định khoản thực tế

Một trong những cách học cách định khoản kế toán nhanh nhất là luyện tập qua ví dụ thực tế. Ví dụ: Doanh nghiệp mua hàng hóa trị giá 10 triệu chưa thuế, thanh toán bằng chuyển khoản.→ Nghiệp vụ này phản ánh tăng hàng hóa và giảm tiền gửi ngân hàng.→ Định khoản:

• Nợ 156: 10.000.000

• Có 112: 10.000.000Thông qua các ví dụ như trên, bạn sẽ hiểu bản chất giao dịch, tài khoản nào liên quan và cách phản ánh số tiền đúng chuẩn kế toán. Việc luyện tập định khoản thường xuyên giúp ghi nhớ nhanh và giảm sai sót khi làm thật.

6. Lỗi thường gặp khi định khoản

Trong quá trình thực hiện cách định khoản kế toán, rất nhiều người gặp phải các lỗi phổ biến như: định khoản ngược tài khoản Nợ – Có, chọn sai tài khoản, quên đối ứng hai bên hoặc bỏ sót nghiệp vụ. Những lỗi này dù nhỏ nhưng có thể gây sai lệch toàn bộ hệ thống sổ sách. Vì vậy, cần luôn kiểm tra chéo giữa chứng từ và định khoản, đồng thời đối chiếu sổ tổng hợp – chi tiết để phát hiện sai sót kịp thời. Thói quen cẩn thận là kỹ năng bắt buộc khi làm kế toán.

7. Mẹo định khoản nhanh và chính xác

Để áp dụng cách định khoản kế toán hiệu quả hơn, bạn có thể ghi nhớ một số mẹo sau:

• Luôn đặt câu hỏi: Nghiệp vụ này làm thay đổi tài sản hay nguồn vốn?

• Học theo sơ đồ chữ T để hình dung dòng vận động

• Ghi chú các định khoản mẫu theo từng nghiệp vụ thường gặp

• Tập làm bài định khoản theo tình huống mỗi ngàyViệc luyện tập đều đặn sẽ giúp bạn phản xạ nhanh và tăng độ chính xác khi xử lý các nghiệp vụ phức tạp. Đây là kỹ năng cốt lõi giúp kế toán làm việc chuyên nghiệp và chính xác hơn.

8. Tổng kết

Hiểu rõ cách định khoản kế toán không chỉ là kỹ năng nghiệp vụ cơ bản mà còn là yếu tố quyết định chất lượng toàn bộ hệ thống kế toán doanh nghiệp. Việc định khoản đúng giúp số liệu kế toán chính xác, báo cáo tài chính minh bạch và hạn chế tối đa sai sót. Với người mới, bạn nên luyện tập thường xuyên các ví dụ định khoản để hiểu bản chất tài khoản và thao tác đúng. Còn với người làm lâu năm, định khoản nhanh – đúng – chuẩn là điều bắt buộc để trở thành kế toán giỏi.

Dịch vụ kế toán thuế - AZTAX

SĐT: 0932 383 089

Địa chỉ: 135 Đường 12 KDC City Land Park Hill, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP. HCM

MAP: https://www.google.com/maps?cid=13748713005309877949

#Dịch_vụ_ke_toan_thue#AZTAX